Tại sao các công ty cần thuê dịch vụ hay chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp? (phần 2)

Tổ chức sự kiện được xem xét và quản lý như một dự án, có các yếu tố liên quan đến quản lý chương trình, chiến dịch hay kế hoạch. Các nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hay còn gọi là “agency tổ chức sự kiện”, biết làm thế nào để lên kế hoạch, quản lý và triển khai sự kiện, đặc biệt họ nắm trong tay một mạng lưới cung cấp dịch vụ của mình để giúp sự kiện của công ty bạn thành công với mức chi phí, thời gian và nhân lực phù hợp nhất cho công ty của bạn.

Thật ra “agency tổ chức sự kiện” chỉ là một cách gọi trong nghề. Về chức năng thì khá giống với loại hình “công ty du lịch” – với một mức giá phù hợp, bạn có thể đi đến tất cả những nơi mình thích, được tham quan những điểm nổi tiếng trong chuyến du lịch, bởi người hướng dẫn viên biết đâu là địa điểm nổi tiếng, đâu là nơi đặc biệt, làm gì ở vùng đó sẽ mang lại niềm vui cho khách…, và ai sẽ chịu trách nhiệm các công việc cụ thể. Trong khi đó, nếu bạn tự đi du lịch, trông thì có vẻ rẻ nhưng thực tế, khi đến một nơi xa lạ, bạn không biết đường đi, không biết những địa điểm ăn uống nổi tiếng hay khách sạn với giá tốt… từ đó không thể tận hưởng trọn vẹn niềm vui khi đi du lịch. Khái niệm “agency tổ chức sự kiện” được sử dụng trong nhiều trong những năm trở lại đây bởi đó chính là cách làm sự kiện chuyên nghiệp nhưng tiết kiệm chi phí hiệu quả.

Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn giao toàn quyền sinh sát cho agency, mà bạn nên cắt cử một ai đó trong công ty mình có khả năng quản lý (thường là bộ phận marketing) trong tổ chức của bạn để làm việc, theo dõi và giám sát tiến độ làm việc của agency, để đảm bảo khâu chuẩn bị hoàn toàn ổn thoả. Khi chạy sự kiện, nhân viên marketing có thể trở thành người điều phối, và chia sẻ nhiệm vụ với agency hoặc có thể chỉ đứng giám sát, và để agency lo toàn bộ.

Sự kiện hoàn tất, bây giờ là lúc để bạn đánh giá khả năng làm việc của agency hay xem xét giá trị một dịch vụ do chuyên viên tổ chức sự kiện cung cấp bằng cách nhìn lại những yếu tố mà mình yêu cầu trong hợp đồng, liệu có gì để phàn nàn? Như timeline chẳng hạn, liệu mọi thứ có diễn ra tương đương, liệu agency có linh động khi xử lý tình huống phát sinh, địa điểm agency chọn có phù hợp và có đa dạng không, mối quan hệ của agency có nhiều không ( khi sự kiện cần báo chí, agency có mời được lượng phóng viên như ý?), có làm hài lòng người tham dự không… Ngoài ra, bạn cũng có thể đánh giá “agency tổ chức sự kiện” ngay từ buổi đầu gặp gỡ thông qua proposal, cách tư vấn, cách đàm phán hợp đồng phục vụ, các thủ tục tài liệu, tài sản và chính sách của agency.

Chọn “agency tổ chức sự kiện” – đây là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bởi họ không có thời gian cũng như nhân viên chuyên nghiệp lên kế hoạch sự kiện, thêm vào đó họ cũng không muốn mạo hiểm tự tổ chức sự kiện quan trọng đó, như: tiệc cảm ơn khách hàng, tiệc tân niên, họp báo ra mắt sản phẩm….

Nghiên cứu chi phí gói dịch vụ của một agency bên ngoài để tổ chức sự kiện cho công ty, sẽ mang lại giá trị về mặt thời gian và tiền bạc. Các khoản tiết kiệm sẽ không chỉ đến từ việc giảm giá của các nhà cung cấp, và tiết kiệm thời gian cho các nhân viên hiện tại của bạn, mà còn là lợi nhuận do sự kiện thành công mang lại cho công ty (họp báo ra mắt sản phẩm tốt – thu hút được nhiều khách hàng cho sản phẩm mới, tiệc tri ân khách hàng ấn tượng – khách hàng sẽ cảm thấy được trân trọng và tiếp tục sử dụng dịch vụ/ sản phẩm của công ty…).

Tại sao các công ty cần thuê dịch vụ hay chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp? (phần 1)

* Nguồn: Event Channel