cách viết email chuyên nghiệp

Một người Account executive nói riêng hay nghề Account management nói chung đều cần sự chuyên nghiệp trong mọi công việc, từ cách ăn mặc, giao tiếp điện thoại cho đến viết từng email gởi cho đối tác hay khách hàng. Chúng tôi chia sẻ những thủ thuật để người Account Executive có thể viết được một email thể hiện được sự chuyên nghiệp của agency.

Account executive nói riêng hay bộ phận Account nói chung là những người giao tiếp chính với khách hàng cũng như với đối tác, do đó được xem là “bộ mặt” của agency. Sự chuyên nghiệp là yếu tố quan trọng nhất mà tất cả các agency luôn đề cao do đó bộ phận Account phải luôn thể hiện sự chuyên nghiệp từ chuyện nhỏ nhất như viết email gởi đối tác hay khách hàng. Một email được gọi là chuyên nghiệp khi thể hiện được các điểm sau:

Mục đích rõ ràng
Ngắn và đi thẳng vào vấn đề: do người đọc bận rộn nên muốn đọc những email ngắn và đi thẳng vào vấn đề.
Thông điệp chính rõ ràng: thông điệp chính phải rõ ràng, nổi bật, không bị lấn át bởi các điểm khác, do đó tốt nhất là phải 1 đề tài/ email.
Mang tính hành động: người đọc phải biết mình cần làm gì sau khi đọc email.

Các bước viết một email chuyên nghiệp

Bước 1: Lên kế hoạch

Đầu tiên phải xem xét có cần phải gởi email hay không, nếu việc gấp thì có thể liên lạc bằng điện thoại.
Hạn chế sử dụng “cc” hoặc “bcc”, chỉ gởi kèm cho những người thật sự có liên quan đến nội dung đề cập trong email.
Phác thảo tất cả nội dung cần viết trong email ra giấy để tránh gởi nhiều email bổ sung sau đó.

Bước 2: Viết email

Sử dụng hiệu quả tiêu đề email: ngắn gọn và đủ nghĩa, nên đề cập được nội dung email.
Hạn chế viết tắt trong nội dung email (trừ trường hợp hai bên đã thống nhất hệ thống viết tắt).
Tránh viết toàn bộ nội dung bằng chữ in hoa.
Chỉ sử dụng một font chữ cho toàn bộ email và background đơn giản, thường sử dụng background trắng.
Nên sử dụng các tài liệu kèm theo để giải thích đầy đủ nghĩa.
Cần chú ý kiểm soát tâm trạng khi viết mail, đặc biệt mail than phiền, thể hiện sự không đồng ý.

Bước 3: Gửi email

Hạn chế “Reply to all”, chỉ gởi cho những người thật sự có liên quan.
Kiểm tra có attached file chưa.
Kiểm tra toàn bộ nội dung email trước khi gởi, kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp.
Nếu là email than phiền hoặc chứa các thông tin tiêu cực thì nên lưu lại một thời gian để xem xét trước khi quyết định gởi.

Email là ấn tượng đầu tiên mà người Account thể hiện đối với khách hàng, do đó để đánh giá sự chuyên nghiệp của một người Account thì phải thông qua email.

* Nguồn: AiiM